1. Takoj po prejemu predloga za obravnavo diskriminacije se zadeva dodeli enemu od strokovnih sodelavcev, ki so pooblaščeni za vodenje postopka.

2. Strokovni sodelavec najprej pregleda predlog za obravnavo diskriminacije.

Zadevo zavrže, če gre za katerega od razlogov za zavrženje po Zakonu o splošnem upravnem postopku (ZUP, 129. člen).

Če predlog nima vseh sestavin po 36. členu Zakona o varstvu pred diskriminacijo (ZVarD), predlagatelja pozove k dopolnitvi predloga.

Če predlagatelj zadeve ne dopolni oziroma kljub dopolnitvi ne uspe izkazati povezave med domnevno slabšo obravnavo, ki je je bil deležen, in eno izmed njegovih osebnih okoliščin, strokovni sodelavec predlog za obravnavo zadeve zavrne.

Ko je predlog za obravnavo domnevne diskriminacije dovolj utemeljen, strokovni sodelavec nadaljuje postopek.

Kadar je prijava domnevne diskriminacije anonimna, ko je predlagatelj priča diskriminacije oziroma tretja oseba, strokovni sodelavec najprej pripravi predlog za uvedbo postopka po uradni dolžnosti oziroma predlog za neuvedbo postopka. V predlogu se opredeli do navedb v prijavi diskriminacije in utemelji, zakaj postopek izvesti oziroma zakaj izvedba ni smiselna. O tem, ali se postopek uvede ali ne, nato na podlagi tega predloga dokončno odloči predstojnik Zagovornika. Če se postopek ugotavljanja diskriminacije po uradni dolžnosti uvede, ta poteka enako kot postopek, ki ga pred Zagovornikom sproži žrtev domnevne diskriminacije.

3. Strokovni sodelavec z navedbami iz predloga za obravnavo diskriminacije sooči domnevnega povzročitelja diskriminacije (in druge).

Domnevnega kršitelja prepovedi diskriminacije pozove, naj se opredeli do obtožb.

Podatke iz prijave preveri tudi pri vseh drugih, za katere domneva, da bi lahko pripomogli k razjasnitvi primera. V posebej zahtevnih zadevah se lahko za potrebe sprejetja utemeljene odločitve obrne tudi na izvedence različnih strok.

Po prejetju prvih odgovorov se lahko odloči tudi za dodatne poizvedbe – vse z namenom razjasniti dejansko stanje v obravnavani zadevi.

Trajanje in potek postopka sta tako odvisna tudi od odzivnosti strank v postopku in ostalih, ki jih Zagovornik pisno in po priporočeni pošti zaproša za posredovanje podatkov in dokumentov, potrebnih za razjasnitev zadeve. Ob vsaki poizvedbi je namreč treba počakati, da potečejo roki za odgovor, ki jih strokovni sodelavci strankam določijo na podlagi ZUP.

4. Strokovni sodelavec temeljito prouči vse zbrane podatke in zaključi postopek.

Če v postopku ugotovi, da se zatrjevana neenaka obravnava ni zgodila oziroma se ni zgodila zaradi osebnih okoliščin predlagatelja, zadevo zaključi z zavrnilno odločbo.

Če ugotovi, da je bil predlagatelj dejansko neenako obravnavan zaradi svojih osebnih okoliščin, preveri, ali bi lahko to diskriminacijo obravnavali kot izjemo od prepovedi diskriminacije po 6. ali 13. členu ZVarD.

Če potrdi, da ne gre za eno od dovoljenih izjem od prepovedi diskriminacije, zadevo zaključi z ugotovitveno odločbo, v kateri ugotovi kršitev prepovedi diskriminacije. Sicer pa zadevo zaključi z ugotovitveno odločbo, v kateri ugotovi, da kršitve prepovedi diskriminacije ni bilo.

5. Odločbo podpišeta strokovni sodelavec, ki je primer vodil, in predstojnik Zagovornika.

Zagovornik odločbo vroči strankam postopka. Anonimizirano odločbo in povzetek odločbe objavi na spletni strani po prejetju potrdil o vročitvi odločbe strankam.

Zagovornik je prvostopenjski organ in postopek je za stranke brezplačen.

Odločba je dokončna v primeru, da je nobena od strank v zakonitem roku ne izpodbija na upravnem sodišču (ki je drugostopenjski organ).

Do določene mere na dolžino trajanja postopkov vpliva tudi število prijav, ki jih v določenem obdobju prejme Zagovornik.