Smrtovnico sestavi matičar, ki je pristojen za vpis smrti v roku 30 dni od vpisa smrti pokojnika v matični register in jo, skladno z Zakonom o dedovanju, posreduje pristojnemu sodišču za namen zapuščinskega postopka.

Za sestavo smrtovnice je pristojen matičar upravne enote glede na kraj zadnjega stalnega prebivališča pokojnika. Smrtovnica se sestavi tudi, če pokojnik ni zapustil nobenega premoženja.

Na sestavo smrtovnice matičar pristojne upravne enote s pisnim vabilom vabi:

• zakonca pokojne osebe oziroma,
• enega izmed otrok (če pokojnik zakonca nima ali le-ta ni več živ) oziroma,
• druge družinske člane ali osebe s katerimi je pokojnik živel (če nima potomcev ali le-ti niso več živi).

Smrtovnica se sestavi na podlagi podatkov iz matičnega registra, centralne zbirke podatkov o pravicah iz javnih sredstev in podatkov, ki jih dajo pokojnikovi družinski člani ali osebe, s katerimi je pokojnik živel. Če je bila matičarju v postopku sestave smrtovnice izročena oporoka ali potrdilo o hrambi oporoke ali mu je bil posredovan podatek, da obstaja oporoka, smrtovnici priloži tudi oporoko, potrdilo o hrambi oporoke ali v smrtovnici navede podatek o obstoju oporoke.

V kolikor je bil pokojnik imetnik uradnih identifikacijskih dokumentov (osebne izkaznice, potnega lista, vozniškega dovoljenja, obmejne prepustnice, orožnega lista ali potrdila o usposobljenosti za voditelja čolna), morajo svojci oziroma oseba, ki razpolaga z navedenimi dokumenti le te predložiti v uničenje.