Na sestavo smrtovnice matičar pristojne upravne enote s pisnim vabilom vabi:

• zakonca pokojne osebe oziroma,
• enega izmed otrok (če pokojnik zakonca nima ali le-ta ni več živ) oziroma,
• druge družinske člane ali osebe s katerimi je pokojnik živel (če nima potomcev ali le-ti niso več živi).

Smrtovnica se sestavi na podlagi podatkov iz matičnega registra in centralnega registra prebivalcev, centralne zbirke podatkov o pravicah iz javnih sredstev in podatkov, ki jih dajo pokojnikovi družinski člani ali osebe, s katerimi je pokojnik živel.

V smrtovnico se vpišejo zlasti naslednji podatki: osebni podatki pokojnika, čas in kraj smrt, kraj pokojnikovega stalnega ali začasnega prebivališča, podatki o njegovem zakoncu ali zunajzakonskem partnerju, o njegovih otrocih, o posvojencu ter o drugih njegovih sorodnikih, ki bi prišli v poštev kot zakoniti dediči, ter o osebah, ki pridejo v poštev kot oporočni dediči, podatki o zapustnikovem premoženju (tudi dolgovih) in o morebitni oporoki.

Če matičar ob sestavi smrtovnice ugotovi, da je zapustnik užival pomoč v skladu s predpisi o socialnem varstvu, v smrtovnico vpiše, katere vrste pomoč je zapustnik prejemal, v kakšnem obdobju, ali je pomoč izplačevala država Republika Slovenija ali občina ter skupni znesek izplačil pomoči.

Če je bila matičarju v postopku sestave smrtovnice izročena oporoka ali potrdilo o hrambi oporoke ali mu je bil posredovan podatek, da obstaja oporoka, smrtovnici priloži tudi oporoko, potrdilo o hrambi oporoke ali v smrtovnici navede podatek o obstoju oporoke.

V kolikor je bil pokojnik imetnik uradnih identifikacijskih dokumentov (osebne izkaznice, potnega lista, vozniškega dovoljenja, obmejne prepustnice, orožnega lista ali potrdila o usposobljenosti za voditelja čolna), morajo svojci oziroma oseba, ki razpolaga z navedenimi dokumenti, le te predložiti v uničenje.