Ob vlogi za izdajo osebne izkaznice je treba predložiti referenčno številko digitalne fotografije, ki jo lahko izdela le za to pooblaščen e-fotograf.

Če fotografija, ki je že bila uporabljena za izdajo potne listine ali osebne izkaznice še vedno kaže pravo podobo državljana (praviloma je to fotografija, ki ni starejša od enega leta), se lahko ponovno uporabi. V tem primeru uradna oseba kopira fotografijo iz uradne evidence, predložitev potrdila o referenčni številki fotografije pa ni potrebno.

Fotografija v fizični obliki (na fotografskem papirju) se lahko predloži zgolj izjemoma, če:
- digitalne fotografije ni mogoče zagotoviti zaradi bolezni, invalidnosti ali drugih izjemnih okoliščin,
- je vloga podana na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu v tujini,
- je vloga podana izven uradnih prostorov pristojnega organa (na primer v bolnišnici).