Elektronska vloga je sestavljena iz elektronskega obrazca ter informacij o ustanovi, ki bo prejela vlogo, morebitnem plačilu upravnih in drugih taks ter ostalih stroškov in morebitnih zahtevanih prilogah.
Vloge so lahko:
Vloge z obrazci, ki jih uporabnik lahko izpolni in preko spleta posreduje na pristojni organ – povsem elektronske vloge.
Vloge, ki jih mora uporabnik elektronsko podpisati. Elektronki podpis uporabnik izvede s kvalificiranim digitalnim potrdilom (AC-NLB, Poštar-CA, SIGEN-CA, SIGOV-CA, HALCOM-CA). Elektronski podpis je enakovreden lastnoročnemu podpisu.
Vloge, katerih postopek se lahko izvede anonimno. Uporabnik elektronsko vlogo odda anonimno.
Vloge, pri katerih postopek zahteva plačilo stroškov. Uporabnik e-plačilo izvede preko spleta in sicer preko bančnih ali kreditnih kartic, spletne banke ter mobilnega plačevanja. Uporabnik vlogo plača, preden jo posreduje na pristojno ustanovo.
Vloge, katerih rešitev postopka se uporabniku pošlje v varni poštni predal. Postopke e-vročanja izvajajo pooblaščene ustanove za vročanje.
Vloge, pri katerih postopek zahteva, da rezultat postopka ustanova javne uprave uporabniku osebno vroči. Vlagatelj vloge prejme rešitev zadeve po pošti, na naslov stalnega ali začasnega prebivališča, ki je v Centralnem registru prebivalstva zapisan kot njegov naslov za osebno vročanje.
Vloge, pri katerih postopek zahteva, da uporabnik obrazec odda osebno pri ustanovi. Uporabnik lahko obrazec natisne, izpolni in ga osebno odda na sedežu ustanove ali ga pošlje po klasični pošti.
Vse elektronske vloge sistem e-uprave posreduje neposredno ustanovi, ki je pristojna za izvedbo postopka in ki jo je izbral uporabnik. V primeru, da je več ustanov pristojnih za izvedbo, uporabnik med e-postopkom sam izbere eno od naštetih ustanov (prejemniki).
Vrste obrazcev:
pdf obrazec za tiskanje – obrazec uporabnik natisne in ga izpolni,
pdf obrazec za izpolnjevanje in tiskanje – obrazec uporabnik izpolni elektronsko in nato natisne,
doc obrazec za tiskanje – obrazec uporabnik natisne in izpolni,
doc obrazec za izpolnjevanje in tiskanje – obrazec uporabnik izpolni elektronsko in nato natisne,
e-obrazec – elektronski obrazec je del e-vloge in ga uporabnik elektronsko izpolni z namenom posredovanja ustanovi. Način posredovanja ustanovi je odvisen od vrste postopka. Elektronski obrazec uporabnik izpolni in ga elektronsko odda prejemniku preko sistema e-uprave.
Prejemnik vloge je ustanova javne uprave, ki preko sistema e-uprave prejme vlogo uporabnika (državljana, pravne osebe). Prejemnik vlogo tudi obravnava in izvede postopek, za katerega je uporabnik podal vlogo. Prejemnik vloge tudi obvesti uporabnika o rešitvi postopka (sklep, odločba, izpisek iz uradne evidence, potrdilo idr.)
Ponudnik vloge je ustanova javne uprave, ki na e-upravi objavi elektronsko vlogo, s katero lahko potem uporabnik začne postopek pri organu oz. uporabnik ustanovi javne uprave (prejemniku) odda vlogo.
Elektronski postopek je postopek e-uprave, ki mu uporabnik sledi v korakih, po katerih uspešno zaključi z oddajo e-vloge.
Podatki
Glede na vsebino posameznega obrazca uporabnik najbolj pogosto potrebuje naslednje podatke: EMŠO, davčno številko, naslov prebivališča.
Pri e-postopkih lahko uporabniki potrebujejo tudi številko osebne izkaznice ali potnega lista, številko prometnega dovoljenja, številko plačilne oz. kreditne kartice, datum veljavnosti plačilne oz. kreditne kartice, matično ali davčno številko podjetja, številko mobilnega telefona, naslov varnega poštnega predala idr.
Priponke
Določene vloge zahtevajo priložitev prilog k obrazcu. Največja dovoljena velikost pripete datoteke je 1 MB, največja skupna dovoljena velikost pripetih datotek je lahko 7 MB.
Kvalificirano digitalno potrdilo
Pri e-vlogah, kjer se v obrazcu vpisuje osebne podatke oz. informacijski sistem e-uprave podatke samodejno izpolni iz uradnih evidenc in državnih registrov, uporabnik potrebuje kvalificirano digitalno potrdilo. Kvalificirano digitalno potrdilo je potrebno za identifikacijo oseb v elektronkem svetu. V Sloveniji v e-upravi uporabljamo kvalificirana digitalna potrdila štirih overiteljev digitalnih potrdil, in sicer SIGEN-CA, AC-NLB, Poštar-CA, HALCOM-CA (Kako do ustreznega digitalnega potrdila) .
Podpisna komponenta
Za oddajo dokumentov, ki zahtevajo elektronsko podpisovanje, mora uporabnik imeti poleg kvalificiranega digitalnega potrdila v brskalniku nameščen tudi gradnik ProXSign. (Navodila za namestitev podpisne komponente)
Postopek oddaje e-vloge poteka po korakih, ki uporabnika samodejno vodijo po sistemu e-uprave. Možno je največ devet korakov. Pri določenih vlogah je korakov lahko manj, odvisno od vrste vloge in obrazca. Vsi koraki v postopku oddaje e-vloge namreč niso vedno nujno potrebni.
korak: Prijava v »Mojo e-upravo« . Uporabnik, ki se prijavi oz. registrira v Mojo e-upravo bo podatke o vseh vlogah, ki jih bo oddal preko e-uprave, imel shranjene v pregledu Moja e-uprava. Gre za podatke kot so seznam oddanih vlog, datum oddaje posamezne vloge, informacija o posamezni vlogi, organ, ki je vlogo prejel, informacija o statusu vloge ter dostop do e-računa, če je bila vloga plačljiva. Vlogo lahko odda vsak uporabnik, tudi če ni registriran, vendar v tem primeru mu E-uprava kasneje ne bo omogočila dostopa do podatkov o oddanih vlogah. Ne glede na prijavo v Mojo e-upravo dobi vsak uporabnik po uspešno oddani e-vlogi enoznačno številko o oddani vlogi, s katero lahko kasneje preverja pri pristojni ustanovi (prejemniku vloge), kaj se z njegovo e-vlogo dogaja. Prijava v Mojo e-upravo ni pogoj za oddajo vloge.
korak: Izpolnjevanje obrazca. Uporabnik izpolni zahtevane podatke v obrazcu. V kolikor gre za e-vlogo, ki zahteva uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila se podatki samodejno izpolnijo iz uradnih evidenc in državnih registrov.
korak: Pripenjanje prilog. Uporabnik k obrazcu pripne zahtevane priloge. S klikom na gumb »Prebrskaj« (»Browse«) uporabnik pripne prilogo, pod »Naziv priloge« vnese opisno ime za izbrano prilogo. Z gumbom »Pripni« prilogo pripne. V primeru napake lahko prilogo izbriše s klikom na gumb »Izbriši«. Pripeti je možno več prilog, kjer je treba upoštevati naslednje omejitve:
največja dovoljena velikost pripete datoteke je 1 MB,
največja dovoljena skupna velikost pripetih datotek je 7 MB.
korak: Splošne lastnosti. Uporabnik preveri splošne lastnosti vloge. Gre za preverjanje podatkov kot so naziv vloge, podatki v obrazcu, prejemnik vloge, pripete priloge.
korak: Predogled. Uporabnik preveri celotno vsebino vloge in pripadajoče priloge. V tem koraku je celotna vloga z izpolnjenimi podatki prevedena v pdf. obliko, in bo kot taka v naslednjih korakih posredovana izbranemu prejemniku. V kolikor uporabnik želi podatke v vlogi popraviti, ga sistem ob kliku na gumb »Prekliči« samodejno vrne na drugi korak Izpolnjevanje obrazca.
korak: Vročanje. Uporabnik v tem koraku izbere način vročitve. Izbere lahko e-vročitev na naslov varnega poštnega predala ali priporočeno vročitev na želeni naslov po pošti.
korak: Verifikacija. Elektronski podpis s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Uporabnik elektronsko podpiše vlogo s kvalificiranim digitalnim potrdilom.
korak: Plačevanje. Uporabnik pri plačljivih vlogah izvede plačilo preko bančnih ali kreditnih kartic, spletne banke ali mobilnega plačevanja. Uporabnik stroške (upravna taksa, drugi stroški postopka) vedno plača na elektronski način, preden jo posreduje pristojnemu organu (prejemniku).
korak: Oddajanje. Uporabnik vlogo dokončno pošlje prejemniku. Sistem e-uprave določi enoznačno številko oddane vloge, izpiše datum in uro oddaje. S tovrstnimi podatki lahko uporabnik preverja stanje postopka, ki ga je pričel z oddajo oddane e-vloge.
V vsakem koraku je postopek možno prekiniti ali popraviti, razen po potrditvi oddaje vloge v 9. koraku, ko se vloga dejansko odda.
Plačilo
Sistem e-plačil omogoča uporabnikom plačevanje taks, dajatev ter drugih stroškov postopka preko spleta. Sistem e-plačil je varen in povezan s portalom Storitve javne uprave. Omogoča plačevanje prek ponudnikov:
Bančne kartice
Bistvo spletnega plačevanja s kreditnimi karticami je, da se v varnem in kriptiranem finančnem okolju lahko takoj preveri uporabnikova plačilna sposobnost in veljavnost njegovega računa pri izdajatelju kreditne kartice. Takoj, ko uporabnik izpolni naročilo z vsemi potrebnimi podatki, vključno s številko plačilne kartice, se preko spletne aplikacije pošlje zahtevek za plačilo do transakcijskega strežnika, ki izvrši kontrolo veljavnosti kartice.
Mobilno plačevanje
Uporabnik, ki želi plačati storitev prek sistema mobilnega plačevanja, mora najprej opraviti identifikacijo z lastno mobilno številko. Na zaslon svojega prenosnega telefona prejme SMS sporočilo z geslom, ki ga nato vnese v za to predvideno okence na spletni strani. Po potrditvi uporabnik vstopi v sistem mobilnega plačevanja ter na zahtevano plačljivo stran. Strežnik posreduje plačljivo vsebino od ponudnika k uporabniku. Medtem se preveri mesečni limit, stanje na računu, znesek zahtevane vsebine ipd. Če med posredovanjem vsebine ne pride do napake ali če uporabnik poteka ne prekine, se posredovana vsebina zaračuna.
Spletne banke
Za uporabo spletne banke morate biti komitent banke ter potrebujete veljavno digitalno potrdilo, ki omogoča vstop v spletno banko. V kolikor spletno bančništvo že uporabljate, se postopek nadaljuje po ustaljenem postopku.
Če imate pri izpolnjevanju vlog težave, nam pišite na naslov kontaktnega centra ekc@gov.si ali pa nas pokličete na telefonsko številko 080 2002, vsak dan od ponedeljka do nedelje od 7. do 22. ure.
